2019年剛剛過(guò)去不久，2020年職場(chǎng)生活就接踵而至，很多職場(chǎng)練習(xí)生在辦公中要處理Word文檔，其中會(huì)碰到各式各樣的數(shù)據(jù)校對(duì)核準(zhǔn)問(wèn)題，文字或者符號(hào)的糾正亦復(fù)如是，不少還是去年積攢下來(lái)的歷史遺留問(wèn)題，到現(xiàn)在也不見(jiàn)解決。

今天職場(chǎng)君就給大家介紹一下如何實(shí)現(xiàn)初步的文檔審閱，以下是5個(gè)簡(jiǎn)單而神奇的審閱功能——

快速對(duì)文檔實(shí)施檢查

當(dāng)完成一個(gè)大型文檔的制作后，可能會(huì)由于一些原因?qū)е落浫脲e(cuò)誤，那么用戶可以先利用系統(tǒng)提供的“拼寫和語(yǔ)法”功能進(jìn)行大致的檢查。

步驟一、通過(guò)文件菜單，打開(kāi)“Word選項(xiàng)”對(duì)話框，從中選擇“校對(duì)”選項(xiàng)，在“在Word中更正拼寫和語(yǔ)法時(shí)”選項(xiàng)區(qū)中進(jìn)行勾選，并單擊“設(shè)置”按鈕。

步驟一

步驟二、打開(kāi)“語(yǔ)法設(shè)置”對(duì)話框，在“語(yǔ)法和風(fēng)格選項(xiàng)”列表框中，勾選相應(yīng)選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕。

步驟二

步驟三、返回“W o r d選項(xiàng)”對(duì)話框，單擊“確定”按鈕，返回W o r d文檔，單擊“審閱”選項(xiàng)卡上的“拼寫和語(yǔ)法”按鈕。

步驟三

步驟四、文檔編輯窗口右側(cè)出現(xiàn)“語(yǔ)法”窗格，有錯(cuò)誤處會(huì)顯示紅色和綠色波浪線，用戶只需根據(jù)提示進(jìn)行修改即可。

步驟四

快速查找同義詞

在編輯文檔時(shí)，用戶可能會(huì)需要查找出某一詞語(yǔ)的同義詞，通過(guò)文檔的“審閱”功能可以輕松實(shí)現(xiàn)。

步驟一、打開(kāi)文檔，選擇需要查詢同義詞的詞語(yǔ)，單擊“審閱”選項(xiàng)卡上的“同義詞庫(kù)”按鈕。

步驟一

步驟二、打開(kāi)“同義詞庫(kù)”窗格，可以在列表框中看到和所選詞語(yǔ)詞義相同的單詞。

步驟二

如何將當(dāng)前文檔以PDF格式導(dǎo)出？

打開(kāi)文檔，執(zhí)行“文件>導(dǎo)出>創(chuàng)建PDF/XPS文檔”命令，單擊“創(chuàng)建PDF/XPS文檔”按鈕，打開(kāi)“發(fā)布為PDF或XPS”對(duì)話框，單擊“發(fā)布”按鈕進(jìn)行發(fā)布即可。

hint

神奇的實(shí)時(shí)翻譯

在查看文檔的過(guò)程中，有時(shí)需要查看某些單詞或詞組的含義，但使用翻譯功能又顯的繁瑣，那么此時(shí)可以進(jìn)行屏幕實(shí)時(shí)翻譯，其操作很簡(jiǎn)單，具體介紹如下。

步驟一、在“翻譯”列表中選擇“翻譯屏幕提示”選項(xiàng)，啟用該功能。

步驟一

步驟二、將鼠標(biāo)光標(biāo)放置在需要翻譯的單詞或者詞 組上。此時(shí)，便會(huì)在單詞上方顯示半透明譯文框。

步驟二

步驟三、若將光標(biāo)移至譯文框中，則可清晰顯示出翻譯的內(nèi)容。

步驟三

步驟四、單擊譯文框底部的功能按鈕，可以實(shí)現(xiàn)更 多的操作，如查看詳細(xì)信息、朗讀單詞、復(fù)制譯文等。

步驟四

按需自定義Word詞典

在Word中可以使用多個(gè)自定義詞典來(lái)檢查文檔的拼寫，而對(duì)于一些專門的技術(shù)名稱、技術(shù)術(shù)語(yǔ)、外語(yǔ)單詞以及某些單詞的替換拼寫等，可以自定一個(gè)詞典涵蓋這些單詞，方便對(duì)文檔的拼寫檢查。

步驟一、打開(kāi)文檔，執(zhí)行“文件>選項(xiàng)”命令，打開(kāi)“Word選項(xiàng)”對(duì)話框，選擇“校對(duì)”選項(xiàng)，單擊“自定義詞典”按鈕。

步驟一

步驟二、打開(kāi)“自定義詞典”對(duì)話框，單擊“新建”按鈕。

步驟二

步驟三、打開(kāi)“創(chuàng)建自定義詞典”對(duì)話框，選擇保存路徑和保存類型，輸入文件名，單擊“保存”按鈕，返回“自定義詞典”對(duì)話框，在“詞典列表”列表框中可看到自定義的詞典，單擊“編輯單詞列表”按鈕。

步驟三

步驟四、彈出“自定義詞典”對(duì)話框，在“單詞”選項(xiàng)輸入單詞后單擊“添加”按鈕，將其添加至“詞典”列表框中，單擊“確定”按鈕返回“自定義詞典”對(duì)話框并確認(rèn)，返回“Word選項(xiàng)”對(duì)話框確定即可。

步驟四

簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換不求人

由于工作的需要，一些人會(huì)使用繁體字與客戶進(jìn)行交流，所以，繁體字的錄入與編輯是至關(guān)重要的。為了適應(yīng)更多的轉(zhuǎn)換詞匯，下面將介紹一種自定義繁簡(jiǎn)轉(zhuǎn)換詞語(yǔ)的方法。

步驟一、打開(kāi)文檔，切換至“審閱”選項(xiàng)卡，單擊“簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換”按鈕。

步驟一

步驟二、打開(kāi)“中文簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換”對(duì)話框，選中“簡(jiǎn)體中文轉(zhuǎn)換為繁體中文”選項(xiàng)，單擊“自定義詞典”按鈕。

步驟二

步驟三、打開(kāi)“簡(jiǎn)體繁體自定義詞典”對(duì)話框，從中根據(jù)需要對(duì)簡(jiǎn)繁體轉(zhuǎn)換的詞語(yǔ)進(jìn)行自定義，設(shè)置完成后關(guān)閉對(duì)話框。返回上一級(jí)對(duì)話框確認(rèn)即可。

步驟三

轉(zhuǎn)換為繁體字的效果——

最終效果

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