在春節(jié)前最后一次例會上，有同事提出防止放假期間客戶要求我們服務(wù)，需要提前將放假時間通知新老客戶。李總認為非常有必要提前通知，因為往年有這種先例，導(dǎo)致公司與客戶之間存在誤會。李總吩咐剛進公司的小毛負責制作一份春節(jié)放假通知，發(fā)在企業(yè)郵箱里，供其他員工發(fā)送給客戶。

一般效果

小毛剛畢業(yè)進公司，對Word的使用還不是很熟悉，在制作放假通知文檔時，他為體現(xiàn)各部分內(nèi)容，設(shè)置不同的字體樣式，顯得不夠正式；正文中各段開頭沒有設(shè)置首行縮進，版式上不規(guī)范；通知內(nèi)容行距太小，文字堆積在一起，而且段落與段落之間也不明顯，不利于閱讀。

春節(jié)放假或多或少會給客戶造成不便，為了方便客戶了解內(nèi)部放假安排，應(yīng)給客戶發(fā)送春節(jié)放假通知。放假通知主要包括以下幾部分內(nèi)容：標題、稱呼、放假事由、放假時間、祝福語、落款和日期。制作通知時一定要各部分內(nèi)容清晰，并符合人們的閱讀習慣。

本案例主要對文本格式和段落格式進行設(shè)置，使通知內(nèi)容更合理、準確、清晰。

逆襲效果

小毛經(jīng)過指點之后，對文檔進行修改，首先統(tǒng)一將文檔中的所有文本設(shè)置為宋體，使通知文檔看起來更正式；然后設(shè)置了通知文檔每段的首行縮進，使通知內(nèi)容更符合閱讀習慣；為正文增大了行距，并設(shè)置段落間距，使文檔版面清晰、辨識度提高不少。

設(shè)置頁面大小和文本格式

在制作放假通知Word文檔時，首先要確定頁面的大小，然后再輸入相關(guān)的文字。文字輸入完成后還要設(shè)置文本的格式。在制作春節(jié)放假通知文檔時，設(shè)置紙張大小為A4，并設(shè)置文檔所有文本為宋體，下面介紹具體操作。

步驟一、啟動word 2019軟件，新建空白文檔，切換至“布局”選項卡，單擊“頁面設(shè)置”選項組中“頁邊距”下三角按鈕，在列表中選擇“自定義頁邊距”選項。

步驟一

步驟二、打開“頁面設(shè)置”對話框，在“頁邊距”選項卡中設(shè)置上、下、左和右頁邊距均為2.5厘米，在“紙張方向”選項區(qū)域中單擊“縱向”按鈕。

步驟二

步驟三、切換至“紙張”選項卡，設(shè)置“寬度”為18.6厘米、“高度”為26厘米，單擊“確定”按鈕 。

步驟三

步驟四、頁面設(shè)置完成后返回文檔中，然后輸入關(guān)于2020年春節(jié)放假通知的相關(guān)內(nèi)容，可見輸入的文本都是word默認的格式 。

步驟四

步驟五、按Ctrl+A組合鍵選中輸入的所有文本，切換至“開始”選項卡，單擊“字體”選項組中“字體”下三角按鈕，在列表中選擇“宋體”選項，即可為選中文本設(shè)置字體格式。

步驟五

步驟六、選中通知的標題文本，單擊“字體”選項組中“字號”下三角按鈕，在列表中選擇“三號”選項。

步驟六

步驟七、最后選中除標題外的所有文本，設(shè)置字號為“小四”。在word中選中文本后，會顯示浮動工具欄，用戶可以在此快速設(shè)置文本的字體、字號、字體顏色等格式。

步驟七

設(shè)置首行縮進

在輸入段落文本時，第一行的第一個字需要向右縮進2個字符，就是平時說的空兩格。我們要介紹的方法并不是將光標分別定位在每個段落的開頭然后按空格鍵，而是通過相關(guān)功能命令實現(xiàn)首行縮，下面介紹具體的操作方法。

步驟一、首先對通知文本內(nèi)容設(shè)置對齊方式，首先將光標定位在標題文本中，在“開始”選項卡中單擊“段落”選項組的“居中”按鈕，即可將標題設(shè)置為居中對齊。

步驟一

步驟二、選擇落款的公司名稱和日期文本，單擊“段落”選項組中“右對齊”按鈕，即可將選中文本設(shè)置為右對齊。

步驟二

步驟三、接著為正文部分設(shè)置首行縮進2個字符。首先選擇除稱呼和落款之外的文本，單擊“段落”選項組的對話框啟動器按鈕。

步驟三

步驟四、打開“段落”對話框，在“縮進”選項區(qū)域中單擊“特殊”下三角按鈕，在列表中選擇“首行”選項，則在“縮進行值”文本框中顯示“2字符”，單擊“確定”按鈕。

步驟四

步驟五、操作完成后，可見選中的段落文本的第一行的第一個字向右縮進兩個字符。第2段文本結(jié)尾出現(xiàn)單字成行的現(xiàn)象，然后根據(jù)需要添加合適的文本即可。

步驟五

設(shè)置行和段落間距

文檔制作至此，我們發(fā)現(xiàn)行與行之間距離太擠、而且段落間距不是很明顯，這些因素都不利于閱讀。下面介紹設(shè)置行距和段落間距的操作方法。

步驟一、通知的標題需要突出顯示，標題與上頁邊和下方正文的距離最大。首先將光標定位在標題上，打開“段落”對話框，在“縮進和間距”選項卡的“間距”選項區(qū)域中設(shè)置“段前”為“2行”、“段后”為“1.5行”，單擊“確定”按鈕。

步驟一

步驟二、選擇正文的所有文本，打開“段落”對話框，在“間距”選項區(qū)域中設(shè)置多倍行距值為1.3。然后再選擇正文中除了稱呼和落款外的所有文本，設(shè)置“段前”為“0.5行”、“段后”為“0.5行”，單擊“確定”按鈕。

步驟二

步驟三、操作完成后返回文檔中，查看設(shè)置的最終效果?？梢姌祟}距離上邊和正文距離增大，正文中行與行之間距離增大為設(shè)置的值，段落之間也增大了距離。

通過這樣的設(shè)置，在閱讀該文檔時，瀏覽者不會產(chǎn)生壓抑感，而且各層面文本很容易區(qū)分，文檔的內(nèi)容也能很好地傳遞。

步驟三

這樣一份精美的春節(jié)放假通知就做好了，你學會了沒有？

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本書作者將多年培訓中遇到的學生和讀者在常犯的錯誤、常用的低效做法收集整理，形成一套“糾錯”課程，以“菜鳥”小蔡在工作中遇到的各種問題為主線，通過“暖男”先生的指點，使小蔡對Word的應(yīng)用逐漸得心應(yīng)手。內(nèi)容上主要包括Word文檔處理的錯誤和正確設(shè)計思路、文檔制作的低效方法和高效方法，并且在每個案例開頭采用“菜鳥效果”和“逆襲效果”展示，通過兩張圖片對比，讓讀者一目了然，通過優(yōu)化方法的介紹，提高讀者Word應(yīng)用的水平。每個任務(wù)結(jié)束后，還會以“高效辦公”的形式，對Word的一些快捷操作方法進行講解，幫助讀者進一步提升操作能力。此外，還會以“菜鳥加油站”的形式，對Word文檔中一些“熱點”功能進行介紹，讓讀者學起來更系統(tǒng)。